Menu Create Budget adalah kalkulator P&L Statement bergaya USALI: Anda mengisi asumsi Revenue, Manning/Payroll, Operating Costs, dan item Below-GOP, lalu sistem menyusun proyeksi P&L 12 bulan secara otomatis. Ikuti urutan langkah di bawah.
1 Buka menu & pilih Hotel + Tahun
Dari sidebar buka Budgeting → Create Budget. Pilih Hotel dan Tahun budget, lalu klik Open / Create Budget. Setiap kombinasi hotel + tahun adalah satu dokumen budget tersendiri.
Screenshot: bar pilih Hotel & Tahun + tombol “Open / Create Budget”
Jika hotel belum pernah dibuatkan budget untuk tahun itu, kalkulator terbuka kosong. Jika sudah, angka terakhir yang tersimpan akan dimuat.
2 Isi Chart of Account (COA) & Component
Sebelum bisa budgeting, COA hotel harus diisi (modal Chart of Account otomatis terbuka jika masih kosong).
- Klik Export Template untuk mendapat file Excel dengan kolom Account No, Description, dan Component (plus sheet “Component values” berisi daftar label yang valid).
- Isi kolom Component untuk memetakan tiap akun ke baris P&L-nya (mis. Room Revenue, F&B Cost (COGS), A&G Expenses, Energy — Electricity, Management Fee). Akun yang dibiarkan kosong memakai aturan lama prefix nomor (3xx = Revenue, 4xx = Cost, 5xx = Expenses, 6xx–8xx = Other).
- Klik Import Excel, periksa daftar akun (dikelompokkan per Component), lalu Save to Database.
- Klik Auto-map to Calculator agar field “COA Account” di Manning / Operating Costs / Revenue terisi otomatis dari Component. Pilihan yang sudah Anda isi manual tidak ditimpa.
Screenshot: modal Chart of Account — Import from Excel, Account List per Component
3 Revenue Assumptions — Rooms
Buka bagian Revenue Assumptions. Isi:
- Room Types: nama tipe kamar, jumlah unit (qty), dan published rate; diskon per channel bila ada.
- Occupancy dasar (%) dan Yearly Trend — distribusi okупансi per bulan (total tetap 100% / 12 bulan sebagai titik netral). Bisa ditambahkan catatan/analisa per bulan.
- Pax per Room (rata-rata tamu per kamar).
- Booking Source split: OTA B2C, OTA B2B, Individual, Corporate, Government, Travel Agent, KSB — totalnya harus 100%. Ini juga dasar perhitungan komisi OTA di Operating Costs.
Screenshot: panel Revenue Assumptions (Room Types, Trend bulanan, Booking Source)
Preview di bawah menampilkan estimasi split room revenue per channel setelah diskon.
4 F&B Revenue
- Breakfast: pax per kamar terjual × harga breakfast → revenue breakfast otomatis mengikuti okупансi.
- Outlet / F&B Streams: tiap outlet punya kategori (Food / Beverage / Sundry), covers/day, average check, dan COA Account-nya sendiri.
Screenshot: modal Revenue — Breakfast & daftar Outlet F&B
5 Manning / Payroll Budgeting
Buka Manning Budgeting. Ada tab per departemen: Rooms, F&B, A&G, S&M, POMEC. Untuk tiap departemen tambahkan posisi:
- Core (posisi tetap), R&F (rank & file / grup), Casual.
- Isi jumlah orang & gaji per bulan. Centang kelayakan THR, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan.
- Tiap posisi punya COA sendiri untuk Salary, THR, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Employee Meals.
Screenshot: Manning Budgeting — tab departemen, kartu posisi Core/R&F/Casual
HR dipisah dari A&G otomatis berdasarkan nama posisi (mis. mengandung “HR”, “Human Resources”, “Payroll”).
6 Operating Costs
Buka Operating Costs — juga bertab per departemen. Untuk tiap biaya:
- Pilih tipe: Fixed / Month, Per Room Sold, % Room Revenue, % Room Revenue via OTA, % F&B Revenue (Total/Food/Beverage/Sundry), atau % Total Revenue.
- Untuk Rooms & F&B, centang Cost of Sales (COGS) bila biaya itu adalah harga pokok (tampil sebelum Salary & Wages).
- Pasang COA Account-nya (bisa sudah terisi dari Auto-map).
- Untuk POMEC, beri nama biaya energi dengan kata kunci (“Electricity/Listrik”, “Water/PDAM”, “Gas”) agar otomatis masuk baris Energy Cost.
Screenshot: Operating Costs — kartu biaya, tipe, toggle COGS, COA
7 Item Below-GOP
Isi persentase untuk Management Fee, Incentive Fee, Depreciation, Amortization, dan Other Expenses. Item ini dihitung sebagai % dan mengurangi GOP untuk mendapat Net Operating Profit (NOP).
Screenshot: modal Below GOP
8 Baca P&L Statement Simulation
- Tabel mengikuti struktur USALI: Statistics, Revenue, COGS, Operating Salary & Wages, Operating Expenses, Undistributed, Energy, Management Fee, GOP, item Below-GOP, NOP.
- Setiap bulan punya kolom Amount + % Ratio; ada juga kolom Annual Total + % Ratio.
- Klik baris yang bergaris bawah (Room Revenue, Salary & Wages, dll) untuk drill-down ke asumsi di baliknya.
- Tab Budget vs Actual & Forecast membandingkan budget tahun ini dengan Actual + Forecast tahun lalu (dari menu Compare Budget), memakai COA/Component untuk mencocokkan.
Screenshot: tabel P&L Statement Simulation + tab Budget vs Actual & Forecast
9 ARR Streaming Proposal (opsional)
Di kartu ARR Streaming Proposal, aktifkan Enable lalu tandai tiap bulan sebagai High, Low, atau Fasting dan isi modifier ARR-nya. Ini membentuk kurva ARR bulanan (tidak flat) yang dikirim ke menu Revenue Streaming — tanpa mengubah Total Room Revenue di P&L.
Screenshot: kartu ARR Streaming Proposal — matriks bulan & modifier
10 Simpan & cetak
- Klik Save untuk mengarsipkan dokumen budget tahun tersebut ke database (dipakai Summary Budget, Compare Budget, Revenue Streaming).
- Klik Budget Book (PDF) untuk mencetak laporan lengkap (asumsi, seasonal trend, Revenue Streaming, P&L Summary, P&L per departemen, plus grafik).
Screenshot: tombol Save & Budget Book (PDF)
Menu Revenue Streaming memproyeksikan Room Revenue per booking source / channel (Individual, Corporate, Government, Travel Agent, OTA, KSB) per bulan, lalu membandingkannya dengan Actual dari Input Room Production.
1 Penuhi prasyarat
- Create Budget untuk hotel & tahun tersebut sudah dibuat dan di-Save (Room Sold & ARR Budget per channel diambil otomatis dari sana).
- Input Room Production sudah diisi — produksi kamar actual per Segment per bulan (nama segment harus cocok dengan label channel).
Tanpa Create Budget yang tersimpan, tabel akan kosong / nol.
2 Buka menu Revenue Streaming
Sidebar → Budgeting → Revenue Streaming. Pilih Hotel dan Periode Tahun Budget, klik Buka Revenue Streaming.
Screenshot: bar pilih Hotel & Tahun + tombol Buka Revenue Streaming
3 Pahami tabel per channel
- Tiap channel menampilkan Room Sold, ARR (Revenue ÷ Room Sold), dan Revenue per bulan — versi Budget.
- Kolom Actual diisi dari Input Room Production (dicocokkan per nama Segment, tidak case-sensitive).
- Baris total menyamai Total Room Revenue di P&L Create Budget.
Screenshot: tabel Revenue Streaming per channel (Budget vs Actual)
4 Baca grafik
Grafik menampilkan tren bulanan Room Sold / Revenue per channel sehingga mudah melihat channel mana yang tumbuh atau turun sepanjang tahun.
Screenshot: grafik Revenue Streaming per channel
5 ARR Streaming Proposal
Bila di Create Budget Anda mengaktifkan ARR Streaming Proposal, kurva ARR bulanan per channel mengikuti modifier periode yang Anda set (High season / Low season / Fasting). Base ARR = revenue tahunan channel ÷ room nights tahunan; tiap bulan = room nights × (base ARR + modifier), lalu diskalakan agar total tahunan channel tetap sama dengan model P&L.
Screenshot: kartu ARR Streaming Proposal di Create Budget & efeknya di Revenue Streaming
6 Analisa & tindak lanjut
- Bandingkan Actual vs Budget per channel per bulan untuk melihat gap.
- Gunakan temuan untuk merevisi Booking Source split / ARR di Create Budget, lalu Save ulang agar Revenue Streaming ikut ter-update.